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O que é a Apostila?

A Apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, que é colocado em um documento público para atestar sua origem (assinatura, cargo de agente público, selo ou carimbo de instituição). Esse documento público apostilado será apresentado em outro país, também signatário da Convenção da Haia, uma vez que a Apostila só é válida entre países signatários.

O que é a Convenção da Haia?

A Convenção da Haia de 05 de outubro de 1961, sobre a Eliminação da Exigência da Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (também conhecida como Convenção da Apostila) é um Tratado Internacional que visa simplificar o processo de autenticação de documentos a serem usados no exterior. Foi promulgada no Brasil pelo Decreto 8.666/2016. A partir de sua entrada em vigor, em 16 de agosto de 2016, ao invés de percorrer toda uma cadeia de legalização, os cidadãos dos países signatários devem recorrer a um único procedimento, que consiste na emissão da Apostila.

Para saber mais sobre a Convenção da Haia, acesse: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/specialised-sections/apostille

Quando necessito de uma Apostila?

A Apostila deverá ser providenciada quando você precisar apresentar algum documento em outro país que não seja aquele no qual foi emitido. Por exemplo, um documento brasileiro a ser apresentado na Espanha, ou um documento espanhol a ser utilizado no Brasil. Nesses casos, a emissão da Apostila garantirá o reconhecimento da autenticidade da assinatura do agente público competente dotado de fé pública ou do notário que tenha reconhecido a firma do documento no país onde foi emitido. Lembrando que ambos os países, de origem e de destino, devem ser signatários da Convenção da Apostila e que o documento em questão deve ser considerado público, no país em que foi emitido.

A Apostila nunca poderá ser utilizada para reconhecimento de documento no país em que foi emitido. É um certificado que se refere, exclusivamente, para o uso desses documentos no exterior.

Para saber se um país é signatário da Convenção da Apostila, acesse: http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia/paises-signatarios

Quais são os efeitos da Apostila?

A Apostila certifica apenas a origem do documento público, e não o próprio documento. Em outras palavras, ela certifica a autenticidade da assinatura(reconhecimento de firma) da pessoa, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto. A Apostila não certifica o conteúdo do documento, nem deve ser utilizada para reconhecimento dentro do país em que foi emitida.

Como funciona, na prática, o apostilamento? Como devo proceder, tanto para apostilar quanto para reconhecer um documento apostilado no exterior?

Para que um documento receba o certificado da Apostila, basta levá-lo a um dos cartórios ou tabelionatos de qualquer capital brasileira. O apostilamento abrange uma via física e outra eletrônica. A primeira será emitida junto ao documento, a ele colada ou apensada. A segunda fica registrada em sistema próprio e será utilizada tanto para o controle das autoridades brasileiras quanto para a consulta de autoridades estrangeiras sobre as Apostilas emitidas no Brasil.

Ademais, os interessados estrangeiros poderão consultar a autenticidade da Apostila emitida no Brasil, por meio de um código (QR Code), inserido na própria Apostila física.

Já os documentos estrangeiros, uma vez apostilados no exterior, também estarão aptos a produzir efeitos no Brasil, junto às autoridades, órgãos e instituições interessadas. Não haverá mais envolvimento do Ministério das Relações Exteriores – ou de suas representações no exterior – no processo. Importante ressaltar que eventuais formalidades, no Brasil, podem ser exigidas, como a tradução para o português. A autoridade competente para apostilamento, no exterior, varia de país a país. Sugerimos que consulte a embaixada ou consulados do país emissor do documento, ou a lista de autoridades competentes da Convenção da Apostila.

Há um prazo para a emissão da Apostila pelo cartório?

Não. O procedimento é realizado imediatamente no cartório ou tabelionato, de modo similar ao reconhecimento de firma ou a outros atos de expediente notariais.

A que tipo de documento se aplica a Apostila?

Somente podem ser apostilados documentos públicos ou aqueles de natureza particular que tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridade pública competente.

O artigo 1º da Convenção estabelece serem documentos públicos:a) Os documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça;b) Os documentos administrativos;c) Os atos notariais;d) As declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura.

Cada país pode definir quais documentos considera aptos ao apostilamento.

A que documentos a Apostila não se aplica?

A Convenção da Apostila não se aplica a documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares.

Também estão excluídos documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou alfandegárias, nos casos de documentos para os quais a legalização já não era necessária de acordo com as normas, acordos e entendimento em vigor. No caso de documentos comerciais que costumam ser legalizados, o apostilamento poderá ser feito, o que ensejará a facilitação dos fluxos comércio e investimentos. Deve-se ter em mente que o objetivo da Convenção da Apostila é sempre simplificar o processo de tramitação internacional de documentos, e não criar procedimentos burocráticos antes inexistentes. Tal entendimento coaduna-se com o costume internacional e com as orientações do Manual de Aplicação da Convenção da Apostilapublicado pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (vide parágrafos 146 a 152).

Por fim, a Apostila não se aplica a documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção da Haia. Nesses casos, o processo de legalização continuará a ser realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, por seus escritórios regionais (no Brasil) e Embaixadas e Repartições Consulares (no exterior).

Onde posso encontrar maiores informações sobre o funcionamento prático da Apostila?

No Brasil, o assunto está regulamentado pelo Decreto n. 8660/2016 e pela Resolução CNJ n. 228/2016. Ademais, a Conferência da Haia elaborou materiais, já traduzidos para o português, quanto à implementação prática da Apostila. A série de publicações pode ser acessada na página do Conselho Nacional de Justiça: http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia/publicacoes

Modelo da Apostila de Haia

Fonte: http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia/perguntas-frequentes

 

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